Partie 3 de notre série "l'Importance de la planification": Gérer son temps efficacement
1. Écrivez tout
Ne vous fiez pas à votre mémoire pour terminer les tâches que vous devez terminer. Écrivez tout ce que vous avez à faire au même endroit et préparez-vous à consulter souvent cette liste pour atteindre vos objectifs. Même si la tâche en question vous parait mineure ou secondaire, notez-la ! Votre agenda doit être rempli de petits commentaires comme « appeler Jean », « rechercher les marges de profits » ou « envoyer un courriel au chef ». Gardez un carnet avec vous en permanence pour y noter les tâches qui apparaissent. Vous croyez que vous vous souviendrez de les noter plus tard, mais vous n’allez pas le faire.
2. Utilisez un calendrier
En ajoutant un simple calendrier à vos outils qui vous aident à vous organiser, vous pourrez organiser votre temps de manière plus efficace. Écrivez les nouvelles dates butoirs, les devoirs ou les réunions lorsqu’ils viennent s’ajouter à votre emploi du temps. Prenez le temps tous les matins de relire votre calendrier pour savoir ce qui vous attend.
3. Évitez de vous surmener
Organisez votre emploi du temps de manière à éviter d’avoir trop de choses à faire ou d’être responsable de trop nombreux projets en même temps. Vérifiez votre calendrier avant d’accepter quoi que ce soit pour vous assurer d’en avoir le temps. Cela vous aidera à rester organisé et à jeter un œil régulièrement à votre calendrier.
4. Éliminez les distractions
Organisez votre temps de manière productive en éliminant les éléments qui pourraient constituer des distractions ou vous amener à perdre de vue votre objectif ou à être en retard. Éloignez la télévision et les consoles de jeux de la pièce où vous étudiez ou où vous vous occupez des factures pour vous concentrer seulement sur les tâches qui doivent être faites en premier et pour garder les loisirs pour plus tard.
5. Organisez vos tâches
Gérez efficacement votre temps en vous organisant pour accomplir certaines tâches importantes ou urgentes en premier. Notez-le dans votre calendrier en le surlignant avec un marqueur d’une couleur spéciale ou en posant un autocollant. Occupez-vous de ces activités urgentes en premier pour vous donner suffisamment de temps pour les terminer, puis travaillez sur des activités moins urgentes une fois que vous avez terminé les premières.
N’hésitez pas à changer vos priorités de temps en temps. Il y a des choses qui peuvent apparaître à la dernière minute et qui demandent rapidement votre attention. Vous allez devoir vous arrêter de faire ce que vous êtes en train de faire et recentrer parfois votre énergie et votre temps sur une activité de dernière minute. Assurez-vous simplement que cela ne se produit pas trop souvent.
Si vous vous rendez compte que vous réarrangez constamment vos priorités pendant la journée, quelque chose ne va pas. Même si vous devez vous attendre à des réajustements mineurs d’emploi du temps, si vous devez faire des modifications constantes, c’est peut-être parce que vous n’avez pas correctement organisé vos activités dès le départ.
6. Soyez réaliste
Donnez-vous une durée réaliste pour terminer chacune de vos tâches. Si vous pensez qu’une activité va prendre entre une demi-heure et une heure pour la terminer, donnez-vous une heure. En restant réaliste à propos de la durée qu’une activité va prendre, vous vous évitez de vous sentir surchargé ou en retard. Il vaut toujours mieux prévenir que guérir et vous donner plus de temps que ce dont vous avez besoin. Si vous terminez votre tâche plus tôt, vous pourrez passer à la tâche suivante, ce qui ne devrait pas avoir d’impact sur votre productivité.
7. Organisez les activités de base
N’oubliez pas aussi de compter le temps dont vous avez besoin pour les activités de base comme les déplacements ou le repas. Cela pourrait vous sembler naturel, mais il est important de prendre le temps de les faire parmi vos autres activités pour vous assurer de ne pas les oublier.
8. Utilisez un système de rappels
Mettez en place un système de rappels simples en plus de votre emploi du temps pour vous aider à vous souvenir des tâches importantes et des dates butoirs. Utilisez des post-it ou des alertes sur votre téléphone à certains moments de la journée pour vous souvenir de faire quelque chose ou d’une activité prévue. Ce système vous aidera à ne plus rien oublier. Évitez de vous fier aux autres pour vous souvenir de ce que vous avez à faire. Ils vont probablement l’oublier comme vous l’oublieriez vous-même. Si vous avez quelque chose de très important à faire, organisez de nombreux rappels. Vous pourriez ignorer un post-it ou une alerte sur le téléphone.
9. Demandez de l'aide
Demandez à quelqu’un de vous aider ou déléguez des tâches plus embarrassantes si cela est nécessaire. Vous vous aiderez dans la gestion de votre emploi du temps si vous vous en remettez à une personne spécialisée en gestion administrative ou en communication externe. Car vous pouvez être le leader de votre profession mais si vous ne savez pas susciter l’envie de vous contacter ou que vos devis ne suivent pas, le risque de perdre des clients est élevé. Assurez-vous de déléguer vos responsabilités à des personnes qualifiées. Il ne suffit pas de terminer la tâche en question, vous voulez aussi qu’elle soit bien faite. Ne prenez pas l’habitude de demander constamment de l’aide à vos collègues. Cela indique que vous ne savez pas gérer votre temps. Mais engager du personnel qualifié ou alors sous-traitez à des entreprises spécialisées comme G.A.V.
10. Évaluez votre productivité
De temps en temps, il est nécessaire de prendre un peu de recul et d’analyser ce que vous avez accompli, la qualité de vos performances et le temps que cela vous a pris. En prenant conscience de ces aspects de votre travail et de votre vie, vous pourrez faire des changements dans votre emploi du temps et vos habitudes quotidiennes, ce qui pourrait produire des résultats étonnamment efficaces.
11. Récompensez-vous
Si vous travaillez dur ou trop, vous allez arriver à un stade d’épuisement et il vous sera difficile de vous concentrer même sur les tâches les plus simples. Vous devez alors prendre un moment de temps en temps pour fêter ce que vous avez accompli et pour vous récompenser en faisant quelque chose que vous aimez vraiment. Assurez-vous de passer votre temps libre à vous amuser.
Éteignez le téléphone et évitez de répondre à vos courriels. Si vous mélangez le travail et le plaisir, vous n’allez pas vous faire plaisir et vous allez accumuler de la fatigue. Si vous travaillez du lundi ou vendredi, reposez-vous le week-end. Si vous venez de travailler trois mois sans pause sur le même projet, prenez de petites vacances une fois que vous avez terminé. Car sans cela, sur du moyen à long terme selon vos capacités personnelles vous finirez par ne même plus apprécier votre travail.
Voilà si vous êtes arrivé jusqu’à la fin de cet article, c’est que vous êtes déjà sur la bonne voie pour un changement positif car vous avez pris du temps pour vous interroger. Continuez sur votre lancée en nous posant les questions qui vous travaillent et nous nous ferons une joie de vous répondre.
