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title: Politique de confidentialité
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Informations légales
# Politique de confidentialité
Découvrez comment G.A.V. collecte, utilise et protège vos données personnelles dans le cadre de ses activités.
Dernière mise à jour : 18 octobre 2026
Sommaire
1. [1. Introduction](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-1)
2. [2. Responsable du traitement et exploitation du site](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-2)
3. [3. Données collectées](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-3)
4. [4. Finalités de la collecte](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-4)
5. [5. Base légale](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-5)
6. [6. Outils et sous-traitants](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-6)
7. [7. Transfert international des données](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-7)
8. [8. Durée de conservation](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-8)
9. [9. Sécurité des données](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-9)
10. [10. Droits des utilisateurs](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-10)
11. [11. Droit de retrait du consentement](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-11)
12. [12. Cookies et technologies similaires](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-12)
13. [13. Gestion des incidents de confidentialité](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-13)
14. [14. Procédure de plainte](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-14)
15. [15. Modification de la politique](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-15)
16. [16. Extensions et intégrations développées par G.A.V.](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-16)
## Sommaire
1. [1. Introduction](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-1)
2. [2. Responsable du traitement et exploitation du site](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-2)
3. [3. Données collectées](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-3)
4. [4. Finalités de la collecte](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-4)
5. [5. Base légale](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-5)
6. [6. Outils et sous-traitants](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-6)
7. [7. Transfert international des données](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-7)
8. [8. Durée de conservation](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-8)
9. [9. Sécurité des données](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-9)
10. [10. Droits des utilisateurs](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-10)
11. [11. Droit de retrait du consentement](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-11)
12. [12. Cookies et technologies similaires](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-12)
13. [13. Gestion des incidents de confidentialité](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-13)
14. [14. Procédure de plainte](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-14)
15. [15. Modification de la politique](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-15)
16. [16. Extensions et intégrations développées par G.A.V.](https://gestionadministrativevirtuelle.com/politique-de-confidentialite#gav-legal-article-16)
## 1. Introduction
La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs du site :
**[https://gestionadministrativevirtuelle.com](https://gestionadministrativevirtuelle.com/?utm_source=chatgpt.com)**
sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées et protégées.
## 2. Responsable du traitement et exploitation du site
Le site internet [**www.gestionadministrativevirtuelle.com**](https://www.gestionadministrativevirtuelle.com/) est la propriété de **G.A.V. Gestion Administrative Virtuelle Sàrl**, société de droit suisse, inscrite sous le numéro IDE CHE-148.032.938, dont le siège social est situé Route du Village 17, 1464 Chavannes-le-Chêne, Suisse. Son adresse opérationnelle est située Chemin des Tilleuls 1, 1608 Chapelle (Glâne), Suisse.
Le site est exploité conjointement avec **G.A.V. Gestion Administrative Virtuelle Inc.**, société constituée au Québec, Canada, inscrite sous le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) 1178584455, dont l'adresse est située au 697, rang Nault, Victoriaville (Québec) G6T 0W3, Canada.
La société suisse est responsable des traitements de données personnelles liés à la gestion du site internet, dans la mesure où elle en détermine les finalités et les moyens. La société canadienne participe à son exploitation opérationnelle et commerciale et peut traiter les renseignements nécessaires à la gestion des demandes et des relations avec ses propres clients, conformément à ses responsabilités.
Les deux sociétés constituent des entités juridiques distinctes. Leurs responsabilités respectives en matière de protection des données dépendent des traitements effectivement réalisés et des décisions prises concernant leurs finalités et leurs moyens. Lorsque les deux sociétés déterminent conjointement les finalités et les moyens d'un traitement, leurs responsabilités sont définies dans un accord approprié.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels pour **G.A.V. Gestion Administrative Virtuelle Inc.** est Mélanie Ruffier.
Les demandes relatives à la confidentialité peuvent être adressées à [**info@gestionadministrativevirtuelle.com**](mailto:info@gestionadministrativevirtuelle.com).
## 3. Données collectées
Dans le cadre de l’exploitation du site internet et de nos activités, G.A.V. peut collecter et traiter différentes catégories de données personnelles, notamment :
- **Données d’identification et de contact :** nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, entreprise, fonction et coordonnées professionnelles.
- **Données transmises volontairement :** informations communiquées par l’intermédiaire des formulaires, demandes de rendez-vous, inscriptions à l’infolettre et échanges avec notre équipe.
- **Données relatives au portail client :** informations nécessaires à l’identification et à l’authentification des utilisateurs, demandes et projets associés au compte, échanges, documents et pièces jointes transmis dans le cadre des fonctionnalités mises à disposition.
- **Données techniques et de navigation :** adresse IP, informations relatives au navigateur et à l’appareil utilisé, pages consultées, données de connexion et informations collectées au moyen de cookies ou de technologies similaires.
- **Données de communication :** préférences d’abonnement, consentements et, lorsque ces fonctionnalités sont utilisées, statistiques relatives aux communications électroniques.
Les données collectées dépendent des services utilisés et des informations volontairement communiquées par les utilisateurs.
Certaines données traitées dans le cadre de prestations réalisées pour nos clients peuvent relever de responsabilités distinctes et être soumises aux dispositions contractuelles applicables à ces prestations.
## 4. Finalités de la collecte
Les données personnelles peuvent être utilisées afin de :
- répondre aux demandes de renseignements, de contact et de rendez-vous ;
- assurer le suivi des prospects, des clients et des relations commerciales ;
- permettre l’accès sécurisé au portail client et la gestion des demandes, projets, échanges et documents associés ;
- fournir nos services et assurer le suivi des prestations confiées à G.A.V. ;
- transmettre nos communications et notre infolettre, conformément aux consentements recueillis et aux règles applicables ;
- analyser la fréquentation du site et améliorer son fonctionnement ;
- mesurer l’efficacité de nos actions publicitaires lorsque les traceurs correspondants sont autorisés ;
- assurer la sécurité de nos systèmes, prévenir les accès non autorisés et respecter nos obligations légales.
Dans le cadre de l’exploitation conjointe du site et des activités de G.A.V., certaines informations peuvent être accessibles aux collaborateurs habilités des sociétés suisse et canadienne, uniquement dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs responsabilités respectives.
## 5. Base légale
G.A.V. traite les données personnelles conformément aux législations applicables, notamment la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD), la législation québécoise relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et, lorsque ses conditions d'application sont réunies, le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Selon la nature des traitements et les exigences légales applicables, ceux-ci peuvent notamment être justifiés par :
- le consentement de la personne concernée, notamment pour certaines communications commerciales et l'utilisation de cookies non essentiels ;
- la gestion d'une demande, la préparation ou l'exécution d'une relation contractuelle ;
- le respect des obligations légales, réglementaires, comptables et fiscales ;
- la poursuite d'intérêts légitimes, lorsqu'une telle justification est reconnue par la législation applicable, notamment pour la sécurité des systèmes et la prévention des abus.
Les données sont utilisées uniquement pour les finalités communiquées aux personnes concernées, sous réserve des utilisations supplémentaires légalement autorisées.
## 6. Outils et sous-traitants
Pour assurer le fonctionnement du site internet et la gestion de nos activités, nous faisons notamment appel aux services suivants :
- **HubSpot :** hébergement et gestion du site internet, gestion de la relation client (CRM), formulaires, prise de rendez-vous, communications électroniques, fonctionnalités du portail client, gestion des abonnements, analyse de fréquentation et gestion des demandes relatives aux données personnelles. L'hébergement principal de notre compte HubSpot est actuellement situé dans l'Union européenne, en Allemagne.
- **Meta Platforms (Facebook et Instagram) :** lorsque le Pixel Meta est activé, mesure de l'efficacité des campagnes publicitaires, attribution des visites et conversions, conformément aux préférences de confidentialité applicables.
- **Google reCAPTCHA :** protection de certains formulaires, notamment celui de demande de protection des données, contre les soumissions automatisées et les utilisations abusives.
- **Google Fonts et Adobe Fonts :** services utilisés pour le chargement et l'affichage des polices de caractères du site internet. Leur utilisation peut entraîner la transmission de certaines informations techniques, notamment l'adresse IP et des informations relatives au navigateur, aux prestataires concernés.
Selon les fonctionnalités utilisées, d'autres prestataires techniques peuvent intervenir pour assurer le fonctionnement des services mis à disposition.
Ces prestataires peuvent traiter certaines données personnelles dans le cadre de leurs prestations et conformément aux obligations contractuelles et légales applicables.
## 7. Transfert international des données
G.A.V. exerce ses activités en Suisse et au Canada. Dans le cadre de l'exploitation conjointe du site internet, de la gestion des demandes et de la fourniture de nos prestations, certaines données personnelles peuvent être accessibles aux collaborateurs habilités des deux sociétés.
Notre infrastructure HubSpot bénéficie d'un hébergement principal situé dans l'Union européenne, en Allemagne.
Cependant, certains prestataires, leurs sociétés affiliées ou leurs sous-traitants peuvent accéder à des données ou les traiter depuis d'autres juridictions, notamment la Suisse, le Canada ou les États-Unis, dans la mesure nécessaire aux services concernés.
Lorsque des données personnelles font l'objet d'une communication internationale, nous appliquons les exigences prévues par les législations concernées. Selon les situations, les garanties peuvent notamment reposer sur :
- la reconnaissance d'un niveau de protection adéquat par les autorités compétentes ;
- des accords contractuels de protection des données ;
- des clauses contractuelles types lorsque celles-ci sont requises ;
- d'autres mécanismes légalement reconnus.
Les communications de renseignements personnels depuis le Québec vers l'extérieur de cette province font également l'objet des évaluations et des garanties requises par la législation applicable.
## 8. Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, sous réserve des obligations légales, contractuelles ou réglementaires applicables.
Les durées de conservation varient selon la nature des informations :
- **Demandes de contact et données de prospects :** pendant la période nécessaire au traitement des demandes et au suivi de la relation commerciale, puis selon les règles de conservation et de suppression applicables.
- **Données des clients et du portail client :** pendant la relation contractuelle et, après sa fin, durant les périodes nécessaires au respect de nos obligations ou à la protection de nos droits.
- **Documents comptables et fiscaux :** conformément aux obligations légales applicables. Certaines pièces doivent notamment être conservées pendant dix ans en Suisse et généralement six ans au Québec, selon leur nature.
- **Données de navigation et cookies :** selon les durées propres aux technologies concernées et aux paramètres de confidentialité applicables.
- **Informations relatives aux consentements et demandes de confidentialité :** pendant la durée nécessaire à la gestion des demandes et à la démonstration du respect de nos obligations.
À l'expiration des délais applicables, les données sont supprimées, anonymisées lorsque cela est légalement permis, ou archivées uniquement lorsqu'une justification légale le nécessite.
Une demande de suppression ne peut entraîner l'effacement de données dont la conservation demeure légalement obligatoire.
## 9. Sécurité des données
G.A.V. accorde une attention particulière à la sécurité et à la confidentialité des données personnelles qui lui sont confiées.
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des informations traitées et aux risques associés.
Ces mesures comprennent notamment :
- la limitation des accès aux personnes autorisées ;
- la gestion des permissions selon les fonctions et les responsabilités ;
- l'utilisation de mécanismes d'authentification pour les espaces sécurisés ;
- le recours aux fonctionnalités de sécurité proposées par nos prestataires techniques ;
- des mesures destinées à prévenir les accès non autorisés, la perte, la divulgation ou l'altération des données.
Le portail client G.A.V. repose sur les fonctionnalités d'authentification HubSpot et permet l'accès aux informations réservées aux utilisateurs habilités.
Malgré les précautions prises, aucun système informatique ni aucune transmission électronique ne peut garantir une sécurité absolue.
## 10. Droits des utilisateurs
Conformément aux législations applicables et dans les conditions qu'elles prévoient, les personnes concernées peuvent notamment bénéficier des droits suivants :
- accéder à leurs données personnelles ;
- demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
- demander la suppression de certaines données ;
- s'opposer à certains traitements ;
- retirer un consentement précédemment accordé ;
- demander la communication ou la portabilité de leurs données lorsque ce droit est applicable.
### Demande de suppression ou d'exportation des données
G.A.V. met à disposition un formulaire sécurisé permettant de demander la suppression ou l'exportation des données personnelles traitées dans son environnement HubSpot :
[https://eu1.hs-data-privacy.com/request/05q-wx\_oNMXs2YzmFnI6rg](https://eu1.hs-data-privacy.com/request/05q-wx_oNMXs2YzmFnI6rg)
Les demandes sont examinées conformément aux exigences légales applicables. Des vérifications peuvent être nécessaires afin de protéger les informations contre tout accès ou toute suppression non autorisés.
### Autres demandes
Pour toute demande de rectification, d'opposition, d'information ou concernant des données traitées dans le cadre de nos prestations et qui ne seraient pas couvertes par ce formulaire, les personnes concernées peuvent nous contacter à :
[**info@gestionadministrativevirtuelle.com**](mailto:info@gestionadministrativevirtuelle.com)
Les demandes sont traitées dans les délais prescrits par les législations applicables. Certaines limitations peuvent s'appliquer, notamment lorsqu'une obligation légale impose la conservation de renseignements.
## 11. Droit de retrait du consentement
Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sous réserve des conditions légales applicables.
Les utilisateurs peuvent notamment :
- se désabonner de nos communications commerciales au moyen du lien de désabonnement figurant dans les courriels concernés ;
- modifier leurs préférences de communications lorsque cette fonctionnalité est proposée ;
- retirer ou modifier leur consentement aux cookies non essentiels au moyen de l'outil de gestion des préférences disponible sur le site ;
- nous contacter à [info@gestionadministrativevirtuelle.com](mailto:info@gestionadministrativevirtuelle.com) pour toute autre demande relative au consentement.
Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant son retrait et ne s'applique pas aux traitements reposant sur une autre justification légale valable.
## 12. Cookies et technologies similaires
Notre site utilise des cookies et des technologies similaires destinés à assurer son fonctionnement, sécuriser les accès, analyser sa fréquentation et, lorsque cela est autorisé, mesurer l'efficacité de nos actions publicitaires.
**Cookies nécessaires**
Ils permettent notamment le fonctionnement technique du site, la sécurisation des connexions, la protection contre les accès automatisés et la mémorisation des préférences de confidentialité.
Ils peuvent notamment comprendre des cookies de sécurité Cloudflare et des cookies techniques HubSpot.
**Cookies d'analyse et de mesure d'audience**
Les outils d'analyse HubSpot peuvent utiliser des cookies tels que `__hstc`, `__hssc`, `__hssrc` et `hubspotutk` pour mesurer les sessions, comprendre la navigation et améliorer nos services.
Leur utilisation est soumise aux règles de consentement applicables.
**Cookies publicitaires**
Lorsque les fonctionnalités publicitaires correspondantes sont activées et autorisées, le Pixel Meta peut utiliser des technologies de suivi, notamment le cookie `_fbp`, pour mesurer les interactions avec les campagnes diffusées sur Facebook et Instagram.
**Cookies de fonctionnalité et services complémentaires**
Certains services complémentaires peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires afin d'assurer leur fonctionnement, notamment les outils de conversation en ligne lorsqu'ils sont activés.
**Gestion des préférences**
Les cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés sans consentement préalable lorsqu'une exemption légale s'applique.
Les autres cookies et traceurs sont soumis aux règles de consentement applicables.
Les visiteurs peuvent gérer leurs préférences relatives aux cookies non essentiels au moyen du bandeau de consentement proposé sur le site.
Le lien « Paramètres des cookies », accessible depuis le pied de page, permet de consulter et de modifier ultérieurement ces préférences.
Les durées de conservation et les catégories de cookies dépendent des outils effectivement utilisés et de leur configuration.
## 13. Gestion des incidents de confidentialité
G.A.V. accorde une attention particulière à la protection des données personnelles et à la prévention des incidents de confidentialité.
En cas d’accès non autorisé, de perte, de divulgation, de modification illicite ou de tout autre incident impliquant des données personnelles, nous prenons les mesures raisonnables nécessaires pour limiter les conséquences, évaluer les risques et prévenir la répétition d’incidents similaires.
Les incidents font l’objet d'une documentation et, lorsque la législation l’exige, d’une inscription dans un registre.
Selon la nature de l’incident, les données concernées et les législations applicables :
- **En Suisse**, une violation de la sécurité des données présentant vraisemblablement un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux des personnes concernées est annoncée au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) dans les meilleurs délais. Les personnes concernées sont informées lorsque les conditions légales le requièrent.
- **Au Québec**, un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux est déclaré avec diligence à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI). Les personnes concernées sont également informées conformément aux obligations légales applicables.
- **Dans les autres juridictions concernées**, les éventuelles obligations de notification sont respectées lorsque leur législation s’applique aux traitements en cause.
Les personnes concernées peuvent communiquer avec G.A.V. à l’adresse [**info@gestionadministrativevirtuelle.com**](mailto:info@gestionadministrativevirtuelle.com) pour toute question relative à la protection de leurs données personnelles ou à un incident de confidentialité
## 14. Procédure de plainte
Toute personne peut déposer une plainte concernant la gestion de ses données en contactant :
**[info@gestionadministrativevirtuelle.com](mailto:info@gestionadministrativevirtuelle.com)**
Ou auprès des autorités compétentes :
- Québec : Commission d’accès à l’information
- Suisse : Préposé fédéral à la protection des données
## 15. Modification de la politique
G.A.V. peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l'évolution de ses activités, des outils utilisés ou de ses obligations légales.
La date de dernière mise à jour figurant sur cette page permet d'identifier la version actuellement en vigueur.
Lorsque des modifications importantes le nécessitent, les personnes concernées sont informées conformément aux exigences légales applicables.
## 16. Extensions et intégrations développées par G.A.V.
G.A.V. développe et met à disposition des extensions et intégrations destinées à faciliter la gestion et l'automatisation des activités professionnelles.
Les dispositions suivantes complètent la présente politique de confidentialité pour les utilisateurs des solutions concernées.
### 16.1. Extension HubSpot → TimeCamp
**Présentation et responsable**
L'extension HubSpot → TimeCamp permet de suivre le temps directement depuis HubSpot en reliant les projets et tâches à TimeCamp.
Elle est développée et maintenue par **G.A.V. Gestion Administrative Virtuelle Sàrl**, société de droit suisse.
**Données traitées**
Pour assurer son fonctionnement, l'extension peut traiter les informations suivantes :
- le jeton API TimeCamp fourni par l'utilisateur ;
- l'URL et le contexte de navigation dans HubSpot, notamment les fiches de contacts, tickets et projets ;
- les identifiants des objets HubSpot concernés ;
- les informations relatives aux projets et tâches issus de HubSpot et de TimeCamp ;
- un historique local des activités récentes.
**Finalités des traitements**
Ces informations sont utilisées exclusivement pour permettre les fonctionnalités de l'extension, notamment :
- associer les projets HubSpot aux projets TimeCamp ;
- démarrer et arrêter les chronomètres ;
- afficher les projets et tâches associés ;
- faciliter le suivi du temps depuis HubSpot.
**Stockage et conservation**
Les informations nécessaires au fonctionnement de l'extension peuvent être enregistrées localement dans le navigateur de l'utilisateur au moyen de l'API `chrome.storage.local`.
Ces données locales sont supprimées lors de la désinstallation de l'extension, conformément au fonctionnement du navigateur. La suppression de l'extension n'entraîne toutefois pas automatiquement celle des données déjà enregistrées dans les comptes HubSpot ou TimeCamp.
**Communication des données**
Les informations nécessaires au fonctionnement de l'extension sont échangées avec :
- HubSpot, par l'intermédiaire de son API officielle ;
- TimeCamp, par l'intermédiaire de son API officielle.
Les données accessibles à l'extension ne sont pas vendues à des tiers ni exploitées à des fins publicitaires. Leur utilisation est limitée aux fonctionnalités annoncées et aux opérations nécessaires à leur fonctionnement.
**Sécurité**
Les communications avec HubSpot et TimeCamp sont effectuées au moyen de connexions sécurisées HTTPS.
**Droits des utilisateurs**
Les utilisateurs peuvent contacter G.A.V. pour toute question relative au traitement de leurs données personnelles dans le cadre de cette extension.
Les droits d'accès, de rectification et de suppression s'exercent conformément aux dispositions de la section 10 de la présente politique et aux législations applicables.
Les données conservées directement par HubSpot ou TimeCamp peuvent également être soumises aux politiques de confidentialité et aux modalités de gestion de ces plateformes.
**Contact**
Pour toute question relative à cette extension ou à la protection des données :
[**info@gestionadministrativevirtuelle.com**](mailto:info@gestionadministrativevirtuelle.com)
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Nous accompagnons les entreprises et entrepreneurs avec rigueur, bienveillance et discrétion.
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