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Importance de la planification (partie 1)

Mélanie Ruffier
Vous travaillez à votre compte ou avez une petite entreprise et les affaires vont bien. Trop bien, même! Vous commencez à vous sentir débordé et croyez qu’un coup de main serait bienvenu. C’est le signe que vous êtes prêt à faire appel à une adjointe administrative.

Avant de vous lancer dans le processus de recherche, avez-vous pensé à une adjointe administrative virtuelle? Elle effectue les mêmes tâches qu’une adjointe traditionnelle, mais dans ses propres locaux et à titre de travailleuse indépendante. Cette personne vous offre ses services pour vous soutenir occasionnellement ou de façon régulière dans vos tâches administratives. Il s’agit d’un service sur mesure adapté à l’ampleur de la tâche à accomplir.

 

De nombreux avantages

Travailler en collaboration avec une adjointe virtuelle comporte plusieurs avantages :

  • Pas de charge logistique (place de travail, d'équipement, de fourniture, ... etc.)
  • Pas de charge salariale (relation de fournisseur de prestation)
  • Payer que le travail effectué (horaire modulable selon vos besoin)

L’efficacité passe par le virtuel

De nos jours, un entrepreneur peut gérer son entreprise depuis n’importe où sur la planète. Il lui suffit d’avoir un ordinateur portable, un téléphone intelligent et une connexion à Internet. Seules les entreprises offrant des services manuels (dans le domaine de la construction, par exemple) nécessitent encore des locaux physiques, mais pour l’ensemble de leurs services administratifs, tout peut être géré à distance. Votre adjointe virtuelle collabore donc avec vous entièrement en ligne.

Loin des yeux, loin du cœur? Pas dans le cas d’une collaboration solide! Grâce à divers outils, l’adjointe crée une relation de travail virtuel dynamique dans ces sphères de votre entreprise :

  • Gestion des courriels, du calendrier et des contacts — Elle accède à votre compte de services en ligne professionnel afin de gérer ces éléments pour vous.
  • Communications avec vous et les membres de votre équipe – Elles peuvent se dérouler par téléphone et vidéoconférence (Google Desktop, Zoom, Skype, etc.).
  • Gestion de vos réseaux sociaux — L’adjointe se connecte à vos comptes pour planifier et publier des messages en votre nom.
  • Accès à distance à vos infrastructures — Comme le font les personnes suivant une formation depuis chez eux, par exemple, l’adjointe se connecte à vos plateformes pour travailler avec vos outils.
  • Stockage et partage de vos dossiers en ligne — Le stockage dans le nuage facilite l’échange de fichiers et la collaboration simultanée.
  • Gestion et suivi de projets — Il existe des programmes permettant aujourd’hui de communiquer avec votre équipe de la même façon que vous le feriez lors d’une rencontre, mais avec l’avantage de suivre quotidiennement l’avancée des tâches de chacun.

Et la sécurité informatique, dans tout ça?

Comme le numérique fait partie intégrante de son travail, votre adjointe virtuelle adopte les bonnes pratiques de sécurité informatique : pare-feu, antivirus et outils de travail protégés par mot de passe. Elle signe également une entente de confidentialité qui établira les dispositions de protection de vos renseignements.

 

Un partenariat

Bref, votre adjointe administrative virtuelle deviendra rapidement votre bras droit, une ressource en qui vous pouvez avoir confiance. Le lien que vous développerez ensemble tiendra du partenariat : puisque vous êtes le client, le succès de votre entreprise se reflètera sur le succès de votre adjointe. Communiquez avec nous si vous souhaitez commencer une relation gagnant-gagnant qui vous propulsera plus loin!