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title: Automatisation - G.A.V. Gestion Administrative Virtuelle
description: L'automatisation, c'est avoir le droit d'oublier tes tâches sans vivre de conséquences. Tu sais que tout sera fait dans les règles de l'art... sans toi.
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###### Automatisation des processus
# Et si vos outils en faisaient davantage pour vous ?
Imaginez des tâches qui s'enchaînent automatiquement, sans intervention à chaque étape.
G.A.V. conçoit des automatisations adaptées à votre organisation pour simplifier les opérations répétitives et permettre à vos équipes de consacrer davantage de temps à ce qui fait réellement la différence.
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100 % à distance, où que vous soyez.
Formés en Amérique du Nord.
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###### L'automatisation en pratique
## Ce que vous pouvez automatiser au quotidien
L’automatisation permet de simplifier les opérations du quotidien et de libérer du temps pour l’essentiel :
la réflexion, les décisions et les relations humaines. Découvrez comment elle peut accompagner votre entreprise, concrètement.
#### Des demandes clients traitées avec méthode
Une demande reçue est enregistrée, orientée vers le bon interlocuteur et intégrée au suivi. Votre équipe se consacre à la qualité de la réponse.
#### Des documents classés automatiquement
Les pièces reçues sont classées et associées aux bons dossiers selon des règles définies. L’information circule plus facilement entre les équipes.
#### Des factures suivies sans ressaisie
Une facture émise déclenche les étapes prévues : enregistrement de l’échéance, mise à jour du statut et préparation des rappels nécessaires.
#### Des échéances suivies automatiquement
Les dates importantes alimentent automatiquement les rappels et les tâches à venir. Chacun dispose de l’information utile au bon moment.
#### Des tâches coordonnées entre vos équipes
Lorsqu’une étape est validée, les prochaines tâches sont créées et les personnes concernées informées. Le projet progresse avec une coordination plus fluide.
#### Des tableaux de bord actualisés
Les données de vos outils alimentent des tableaux de bord actualisés. Vos équipes consacrent davantage de temps à leur analyse et aux décisions.
i Les possibilités d’automatisation dépendent de vos processus et de la compatibilité de vos outils.
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###### Vos avantages
## La technologie automatise. L'humain fait la différence.
#### Des compétences mieux valorisées
Vos collaborateurs peuvent consacrer leur savoir-faire aux situations qui exigent du discernement, de l'initiative et une véritable attention humaine.
#### Des coûts opérationnels mieux maîtrisés
En limitant les interventions manuelles répétitives, vous pouvez réduire les coûts de traitement et mieux utiliser les ressources de votre entreprise.
#### Grandir sans multiplier les tâches
À mesure que votre activité se développe, vos processus automatisés peuvent traiter davantage d'opérations sans augmenter les interventions manuelles dans les mêmes proportions.
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###### Nos réalisations
## Études de cas
Découvrez comment nous donnons vie à des automatisations conçues pour répondre aux besoins réels des entreprises que nous avons accompagnées.
DE LA CLARTÉ
POUR MIEUX AVANCER
###### ÉTUDE DE CAS · Automatisation
DES BASES SOLIDES
POUR LA SUITE
J&S Relocation Inc.
### Centraliser un parcours de relocalisation complexe dans un écosystème automatisé
#### Portrait
Entreprise spécialisée en relocalisation, coordonnant des clients, experts, assureurs, propriétaires et partenaires autour de nombreux dossiers d’hébergement et de relocalisation.
#### Enjeu
Les informations devaient circuler entre HubSpot, le site internet, la plateforme immobilière et les communications clients. Chaque ressaisie ou changement d’outil augmentait le risque de double saisie, d’erreur d’association ou de rupture dans le suivi d’un dossier.
###### LA MISSION EN DÉTAIL
DE L’ANALYSE
AUX RÉSULTATS
01 Contexte Un service très humain soutenu par un processus opérationnel devenu extrêmement complexe.
Chaque dossier de relocalisation implique plusieurs personnes, plusieurs étapes et de nombreuses informations qui évoluent dans le temps : besoins du client, logements proposés, validations, coordonnées des propriétés, communications avec les experts, échéances et éventuelles prolongations.
Une partie de ces données se trouvait dans HubSpot, une autre dans le site internet et dans la plateforme immobilière, tandis que certaines actions devaient encore être déclenchées ou vérifiées manuellement.
02 Diagnostic Les outils fonctionnaient individuellement, mais l’information devait mieux circuler entre eux.
Le principal risque provenait des ruptures entre les différents systèmes. Une propriété pouvait être créée dans la plateforme immobilière, un contact dans HubSpot et un dossier traité parallèlement par l’équipe.
Sans structure commune, cela multipliait les vérifications, les doubles saisies et les risques d’associer une information au mauvais dossier. Les parcours français et anglais ainsi que les différents scénarios de prolongation ajoutaient également plusieurs variantes à gérer.
03 Mesures déployées Créer un dossier client central et automatiser la circulation de l’information autour de lui.
G.A.V. a structuré HubSpot autour d’un objet central « Dossier clients » permettant de rattacher les informations au bon dossier.
Des workflows créent ou mettent à jour les contacts et leurs dossiers puis déclenchent les communications adaptées en français ou en anglais.
Une synchronisation personnalisée relie également le site internet et la plateforme immobilière à HubSpot afin de transmettre les informations utiles des propriétés, notamment leur identification, leur adresse, l’agent associé, leur localisation et leurs caractéristiques.
Les parcours de prolongation ont aussi été structurés avec des pages et liens personnalisés contenant les informations du dossier afin que chaque réponse puisse être rattachée automatiquement au bon client.
04 Résultats obtenus Une information centralisée et des suivis déclenchés au bon endroit, au bon moment.
Le dossier client devient le point de référence autour duquel les différentes étapes peuvent s’enchaîner.
Les données immobilières peuvent circuler entre la plateforme et HubSpot sans devoir être ressaisies à chaque étape, les communications sont adaptées automatiquement à la langue et au scénario du dossier, et les parcours de prolongation peuvent identifier directement le client concerné.
L’équipe conserve ainsi la dimension humaine de son accompagnement tout en réduisant les manipulations répétitives et les risques d’erreur liés au passage d’un outil à l’autre.
**1 dossier**
comme point de référence
**FR + EN**
pour les parcours et communications
**Synchronisation plateformes**
pour limiter la double saisie
DE LA CLARTÉ
POUR MIEUX AVANCER
###### ÉTUDE DE CAS · Automatisation
DES BASES SOLIDES
POUR LA SUITE
Entreprise du secteur de l’efficacité énergétique
### Automatiser les suivis financiers pour reprendre le contrôle d’une entreprise en forte croissance
#### Portrait
Entreprise spécialisée en efficacité énergétique, portée par une forte croissance et un volume important de contrats, de subventions et de comptes clients à suivre simultanément.
#### Enjeu
Des suivis financiers critiques étaient devenus trop manuels et dispersés. Les subventions, les créances clients et plusieurs contrats n’étaient plus suivis avec suffisamment de visibilité, ce qui fragilisait la trésorerie et mobilisait énormément de temps.
###### LA MISSION EN DÉTAIL
DE L’ANALYSE
AUX RÉSULTATS
01 Contexte Une croissance rapide devenue difficile à piloter avec des processus trop manuels.
À mesure que l’activité augmentait, la structure comptable et les méthodes de suivi existantes ne permettaient plus d’obtenir rapidement une vision fiable de la situation financière. Les comptes clients, les subventions, les contrats et les encaissements nécessitaient de nombreuses vérifications manuelles. L’équipe consacrait une part considérable de son temps à rechercher, vérifier et reconstruire l’information plutôt qu’à l’exploiter.
02 Diagnostic Trop de temps était consacré à rechercher et réconcilier l’information financière.
L’analyse a révélé plusieurs points de friction : une charte comptable à restructurer, des suivis de subventions incomplets, des créances qui nécessitaient une reprise détaillée et des processus de facturation et de comptabilisation qui ne permettaient pas d’identifier suffisamment vite les anomalies. Le problème n’était donc pas uniquement comptable : il concernait surtout la circulation et l’exploitation de l’information.
03 Mesures déployées Centraliser les données et automatiser les suivis financiers récurrents.
G.A.V. a restructuré la charte comptable puis revu l’organisation des données financières afin de créer une base fiable pour les automatisations. Des rapports automatisés ont été mis en place pour suivre les subventions, les comptes clients et les montants à encaisser. Les processus de facturation et de comptabilisation des subventions au bilan ont également été structurés afin que l’état d’un dossier et les actions à entreprendre puissent être identifiés rapidement, sans devoir reconstruire l’information manuellement.
04 Résultats obtenus Une gestion financière plus rapide, plus fiable et beaucoup plus lisible.
**obtenus — détail**Le travail de suivi qui pouvait auparavant mobiliser environ 40 heures par semaine peut désormais être réalisé en environ 8 heures. La reprise et la centralisation des comptes clients ont également permis d’identifier près d’un million de dollars de créances. Les suivis des contrats, des subventions et des encaissements sont maintenant structurés autour d’une information beaucoup plus accessible, ce qui permet à la direction de se concentrer sur les décisions plutôt que sur la recherche de données.
**−32 h**
de travail par semaine
**≈ 1 M$**
retrouvées
**Encaissements**
débloqués grâce au rétablissement des suivis
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###### Notre approche
## La méthode G.A.V.
Une approche progressive en cinq étapes, adaptée à chaque mandat.
De l’analyse de vos processus à la mise en place de vos automatisations, nous vous accompagnons tout au long du projet. Selon vos besoins, nous pouvons également en assurer le suivi, la maintenance et l’évolution.
1. 1
#### Exécuter et observer
Suivre vos opérations aux côtés de vos équipes pour comprendre chaque étape, identifier les tâches automatisables et reconnaître où leur savoir-faire est essentiel.
2. 2
#### Cadrer et prioriser
Évaluer les possibilités d'automatisation, leur faisabilité et leur intérêt économique afin de définir les interventions prioritaires.
3. 3
#### Concevoir et automatiser
Concevoir et mettre en place les automatisations retenues, connecter les outils nécessaires et intégrer les interventions humaines aux étapes appropriées.
4. 4
#### Structurer et formaliser
Tester les automatisations, documenter leur fonctionnement et formaliser les règles et paramètres nécessaires à leur suivi.
5. 5
#### Piloter et améliorer
Assurer le suivi et la maintenance prévus pour adapter les automatisations aux mises à jour de vos logiciels et à l'évolution de vos processus.
**Relier** les outils.
**Simplifier** les processus.
**Valoriser** les compétences.
**Préserver** la fiabilité.
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###### Expertise Technologique
## Les technologies derrière nos automatisations
Vos logiciels remplissent chacun leur fonction. Notre savoir-faire consiste à les faire travailler ensemble.
Grâce à Make, Zapier et aux technologies Microsoft, nous concevons des automatisations qui relient vos outils et coordonnent les opérations, tout en respectant le fonctionnement de votre entreprise.
 Microsoft
✓ Ventes e-commerce intégrées à la comptabilité
✓ Transactions de caisse synchronisées avec la comptabilité
✓ Factures fournisseurs collectées et classées
✓ Données clients synchronisées entre logiciels
✓ Relances et validations automatisées
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###### Notre équipe
## Une équipe qui comprend ce qu’elle automatise.
Notre équipe associe la maîtrise des outils d’automatisation à une connaissance concrète des opérations administratives, comptables et financières. Nous concevons ainsi des solutions qui respectent vos règles de gestion, vos circuits de validation et vos exigences de contrôle.
[Découvrir notre équipe](https://gestionadministrativevirtuelle.com/a-propos#talents)
Mélanie
Fondatrice & directrice générale
#### Vous gardez la main
L’automatisation prend en charge les tâches répétitives, tandis que vos équipes conservent la maîtrise des décisions et des validations essentielles.
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###### Tarifs
## Un tarif adapté à chaque projet d'automatisation
Connecter deux logiciels ou automatiser un processus complet ne demande pas le même travail. Notre tarification tient compte des outils concernés, des étapes à automatiser et des contrôles à conserver.
### Canada
###### AUTOMATISER SANS COMPLEXIFIER
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À l'heure **90 CAD / H**
Au forfait **Sur mesure**
### Suisse
###### UN PROJET CLAIR AVANT DE COMMENCER
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À l'heure **160 CHF / H**
Au forfait **Sur mesure**
###### Deux marchés. Une même exigence.
Échangeons sur vos outils et vos processus pour identifier les automatisations pertinentes et définir le périmètre de votre projet.
[Planifier un échange](https://gestionadministrativevirtuelle.com/meetings/lorissanti/loris_decouverte)
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###### FAQ
## Questions fréquentes
Comment identifier les processus de notre entreprise qui méritent d’être automatisés ?
Vous n’avez pas besoin de savoir à l’avance ce qui peut être automatisé.
Nous analysons avec vous vos processus de travail afin d’identifier les tâches répétitives, les doubles saisies et les opérations qui mobilisent du temps sans nécessiter d’intervention humaine particulière.
Nous évaluons ensuite les possibilités techniques, les gains attendus et les coûts de mise en place pour déterminer les automatisations réellement pertinentes pour votre entreprise.
L’objectif est simple : automatiser là où cela apporte une valeur concrète, sans complexifier votre organisation.
Quel budget prévoir et comment évaluer la rentabilité d’une automatisation ?
Le budget dépend de la complexité des processus et des outils nécessaires à leur automatisation.
Pour évaluer la rentabilité, nous comparons le coût actuel des tâches réalisées manuellement avec celui du processus automatisé. Nous prenons en compte le coût horaire complet de vos collaborateurs, toutes charges patronales comprises, ou le coût facturé par votre prestataire si ces tâches sont externalisées.
**Prenons un exemple :** une tâche qui mobilise 20 heures par mois et n’en nécessite plus que 4 après automatisation permet de libérer 16 heures de travail chaque mois. Ce gain est valorisé selon le coût horaire correspondant, en CHF ou en CAD.
Nous intégrons ensuite les frais de mise en place, les éventuels abonnements logiciels et la maintenance pour estimer les économies potentielles et le délai de retour sur investissement.
**L’objectif :** déterminer concrètement si les gains attendus justifient l’investissement.
Comment l’automatisation s’intègre-t-elle à nos logiciels existants ?
Nous privilégions les logiciels que vous utilisez déjà, sans vous imposer de changer vos outils ou vos habitudes de travail.
Nous étudions leurs possibilités de connexion afin d’automatiser les échanges d’informations, de réduire les doubles saisies et de simplifier vos processus.
Lorsque certaines connexions présentent des limites techniques, nous vous expliquons les possibilités et les alternatives envisageables.
**L’objectif est de tirer davantage parti de vos outils existants, sans complexifier votre organisation.**
Comment se déroule la mise en place au sein de notre organisation ?
Nous commençons par analyser vos processus et vos logiciels afin d’identifier les possibilités d’automatisation les plus pertinentes pour votre entreprise.
Chaque automatisation est d’abord configurée dans un environnement de test, puis expérimentée avec un groupe restreint de collaborateurs. Cette phase permet de vérifier son fonctionnement, d’effectuer les ajustements nécessaires et de limiter les perturbations de votre activité.
Une fois les tests concluants et l’automatisation validée, elle est mise en production et progressivement déployée auprès des équipes concernées.
**Nous pouvons également accompagner vos collaborateurs dans cette transition**, grâce à notre service de formation et d’accompagnement au changement, afin de faciliter l’adoption des nouveaux processus et leur utilisation au quotidien.
Cette démarche progressive vise à assurer une mise en place maîtrisée, tout en préservant autant que possible la continuité de vos opérations.
Comment la confidentialité et la sécurité de nos données sont-elles préservées ?
La confidentialité et la sécurité de vos données sont prises en compte dès la conception de chaque automatisation.
Nous identifions les informations nécessaires à son fonctionnement, les logiciels entre lesquels elles circulent et les autorisations d'accès à prévoir. Notre approche consiste à limiter ces accès au strict nécessaire et à utiliser les dispositifs de sécurité adaptés aux outils concernés.
Nous accordons une attention particulière à la protection des données sensibles, à la sécurisation des échanges entre logiciels et à la mise en place de contrôles destinés à prévenir les accès non autorisés.
**L'objectif est de vous permettre de bénéficier de l'automatisation tout en conservant la maîtrise de vos informations, de leurs accès et de leur utilisation.**
Nos équipes conservent-elles la maîtrise des opérations automatisées ?
**Absolument. Vous conservez la maîtrise de vos opérations et des décisions importantes.** Nous définissons avec vous ce qui peut être automatisé, ce qui nécessite une validation humaine et les contrôles à maintenir.
Nous mettons également en place des mécanismes de contrôle interne adaptés à vos processus, afin de vérifier la bonne exécution des automatisations, de détecter les éventuelles anomalies et de prévoir les interventions nécessaires.
Notre approche consiste à automatiser les tâches qui s’y prêtent, tout en préservant l’intervention de vos collaborateurs là où leurs compétences, leur jugement et leur expérience apportent une réelle valeur ajoutée.
Comment sont gérées les erreurs et les situations imprévues ?
Une automatisation peut rencontrer une donnée incorrecte, une information manquante ou une situation imprévue. Nous anticipons ces risques dès sa conception en prévoyant des mécanismes de contrôle adaptés à vos processus.
Selon les opérations concernées, des vérifications, des alertes ou des validations humaines permettent de détecter les anomalies, de suspendre certaines actions si nécessaire et d'en faciliter la correction avant qu'elles n'entraînent d'autres conséquences.
**Notre service de maintenance joue également un rôle préventif.** Il permet de vérifier régulièrement le bon fonctionnement des automatisations, d'identifier les ajustements nécessaires et de les adapter aux évolutions de vos logiciels et de vos processus.
Notre objectif est de limiter les risques de dysfonctionnement, d'en maîtriser les conséquences et de maintenir des automatisations fiables et adaptées à votre activité.
Les abonnements logiciels sont-ils inclus dans vos honoraires ?
Non. Les licences et abonnements logiciels sont à la charge de votre entreprise et souscrits directement à son nom. Vous conservez ainsi la maîtrise de vos outils, de vos comptes et des coûts associés.
**Ce fonctionnement vise à préserver votre autonomie et le contrôle de votre environnement logiciel.** Notre équipe dispose uniquement des accès techniques nécessaires à ses interventions, tandis que vous restez titulaire de vos comptes et abonnements.
Nos honoraires couvrent exclusivement les prestations de notre équipe : analyse, conception, mise en place et, selon votre mandat, suivi, maintenance et évolution de vos automatisations.
Faites évoluer vos processus
## Pourquoi continuer à faire manuellement ce qui peut être automatisé ?
Échangeons sur vos outils et vos opérations récurrentes pour identifier les automatisations pertinentes pour votre entreprise et déterminer par où commencer.
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Nous accompagnons les entreprises et entrepreneurs avec rigueur, bienveillance et discrétion.
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